Kasos aparatas – tai kasdienis įrankis daugelyje prekybos vietų: parduotuvėse, kavinėse, paslaugų teikimo vietose. Jo pagalba registruojami pardavimai, spausdinami kvitai, tvarkoma buhalterinė apskaita. Tačiau, kaip ir bet kuris technikos prietaisas, kasos aparatas reikalauja periodinės priežiūros ir aptarnavimo. Kasos aparatų aptarnavimas apima techninę priežiūrą, profilaktinius patikrinimus, gedimų taisymą ir programinės įrangos atnaujinimus. Tinkamai prižiūrimas kasos aparatas užtikrina sklandų verslo darbą, mažina prastovų riziką ir padeda laikytis įstatymų reikalavimų. Šiame skyriuje aptarsime, kodėl svarbu rūpintis kasos aparatais, kas įeina į aptarnavimo paslaugas, bei kaip dažnai to reikia.
Kodėl svarbus kasos aparatų aptarnavimas?
Sklandus veikimas: Įsivaizduokite, kad parduotuvės piko metu staiga sugenda kasos aparatas – negalite pramušti kvitų, klientai nepatenkinti laukia eilėje, kyla chaosas. Reguliarus aptarnavimas ženkliai sumažina tokių netikėtumų tikimybę. Technikas laiku pakeičia nusidėvinčias dalis, patikrina mechanizmus, todėl aparatas rečiau genda. Tai reiškia mažiau prastovų ir didesnį verslo efektyvumą.
Tikslumas ir finansų kontrolė: Kasos aparatas turi tiksliai skaičiuoti – bet koks netikslumas (pvz., klibantis spausdinimo mechanizmas, praleidžiami čekio eilutės) gali iškraipyti apskaitą. Aptarnavimo metu patikrinami svarbūs mazgai, kalibruojami spausdintuvai, svarstyklės (jei integruotos). Tai užtikrina, kad kiekviena transakcija bus tinkamai užfiksuota. Be to, techniškai tvarkingas aparatas spausdina aiškius kvitus – išvengiama ginčų su klientais dėl neįskaitomų čekių.
Ilgaamžiškumas: Kaip ir automobilį, kasos aparatą pigiau prižiūrėti nei „gydyti“ sugedusį. Reguliarus valymas ir priežiūra prailgina jo tarnavimo laiką. Pavyzdžiui, dulkių sankaupos aparate gali lemti ventiliatoriaus ar spausdinimo mechanizmo gedimus. Išvalius vidų, išpūtus dulkes suspaustu oru, aparatas dirbs vėsiau, mažiau strigs. Smulkūs nusidėvėjimo požymiai (klibančios jungtys, skilę laidai) aptinkami anksti ir sutvarkomi, kol dar nesukėlė didesnio gedimo. Taigi, reguliariai aptarnaujant galima tikėtis, kad tas pats kasos aparatas tarnaus gerokai ilgiau.
Atitikimas įstatymams: Labai svarbu – teisės aktų laikymasis. Pagal Lietuvos reikalavimus, kasos aparatus privalo aptarnauti sertifikuotos įmonės, turinčios tam licenciją. Negalima patiems ar pas neautorizuotą meistrą ardyti fiskalinių komponentų. Be to, kai kurios priežiūros procedūros (pvz., fiskalinės atminties keitimas) turi būti fiksuojamos specialiame kasos aparato techniniame pase arba atliekamos dalyvaujant VMI atstovui. Laiku neatlikus privalomų patikrų, galima sulaukti baudų iš mokesčių inspekcijos. Pavyzdžiui, įstatymai numato, kad kasos aparatas turi būti periodiškai plombuojamas ir peržiūrimas, o gedimo atveju – užfiksuojama kreipimosi į aptarnavimo įmonę data. Taigi kasos aparatų aptarnavimas – ne tik gera praktika, bet ir prievolė.
Finansinių duomenų saugumas: Šiuolaikiniuose kasos aparatuose dažnai kaupiami elektroniniai žurnalai, pardavimo duomenys. Aptarnavimo metu paprastai daromos šių duomenų atsarginės kopijos (jei aparatas turi tokią funkciją) arba bent jau tikrinama, ar tinkamai veikia jų perdavimas į i.MAS/i.EKA sistemas. Gedimo atveju aptarnaujanti įmonė gali išsaugoti fiskalinės atminties duomenis, kad jie neprarastų (tai itin svarbu VMI patikrinimų atvejais). Tad profesionalus aptarnavimas prisideda prie jūsų verslo duomenų apsaugos.
Kas įeina į kasos aparato aptarnavimo paslaugą?
Aptarnavimo paslauga gali skirtis priklausomai nuo įrenginio tipo (paprastas elektroninis kasos aparatas, POS sistema su kompiuteriu, pan.), bet dažniausiai apima:
- Reguliarūs profilaktiniai patikrinimai: Pvz., kartą per metus ar dažniau, priklausomai nuo apkrovos, technikas atvyksta apžiūrėti aparato. Apima vidinių mechanizmų valymą (dulkės, popieriaus skutai), spausdintuvo galvutės patikrą, klaviatūros, ekranų veikimo testą. Patikrinama, ar nėra laisvų jungčių, aprūkusių kontaktų – laiku pastebėjus, sutvarkoma. Taip pat įsitikinama, kad plombos nepažeistos (kasos aparatas plombuojamas siekiant išvengti neautorizuoto taisymo, tam kad atitiktų VMI reikalavimus).
- Programinės įrangos atnaujinimai: Jei aparatas yra sumanus ar jungiamas prie kompiuterio, aptarnavimo metu atnaujinama jo programinė versija (firmware). Gamintojai išleidžia atnaujinimus, kurie pataiso klaidas, pagerina saugumą ar prideda naujas funkcijas. Neatnaujinus, aparatas gali turėti saugumo spragų ar neatitikti naujų VMI reikalavimų. Pvz., pastaruoju metu keičiantis fiskalizacijos sistemai (diegiant i.EKA), daugelis kasos aparatų buvo atnaujinti, kad galėtų automatiškai perduoti duomenis mokesčių inspekcijai.
- Gedimų taisymas: Jei aparatas pradeda streikuoti (pvz., stringa popierius, klaidos pranešimai ekrane, netiksliai skaičiuoja), aptarnavimo įmonė atvyksta pagal iškvietimą. Remontas gali būti atliekamas vietoje (smulkius dalykus, pvz., pakeisti spausdintuvo termo galvutę, klavišus) arba paimamas į servisą rimtesniam remontui. Svarbu žinoti: kai kuriais atvejais, jei gedimas susijęs su fiskaline atmintimi, gali reikėti VMI leidimo atplombuoti – tam būtinai reikia sertifikuotos aptarnavimo įmonės dalyvavimo.
- Kalibravimas ir patikra: Jeigu kasos aparatas integruotas su elektroninėmis svarstyklėmis, aptarnavimo metu tikrinamas jų tikslumas. Taip pat tikrinama, ar teisingai spausdinamos datos, ar baterija (jei yra vidinė akumuliatorinė baterija atminčiai) laiko, ar tinkamai veikia ryšio moduliai (pvz., SIM kortelė, jei aparatas siunčia duomenis).
- Konsultacijos ir apmokymai: Dažnai aptarnaujantysis specialistas gali pamokyti personalą tam tikrų dalykų: kaip tinkamai keisti kasos juostą (kad nesugadinti spausdintuvo), kaip daryti X ir Z ataskaitas, kaip elgtis aptikus klaidą. Taip pat pataria, kaip prižiūrėti kasdien – pvz., nedėti kasos aparato prie karščio šaltinių, saugoti nuo drėgmės, valyti ekraną su tam tinkamais valikliais. Tokios konsultacijos padeda išvengti naudotojo klaidų, kurios gali sukelti gedimus.
Kaip dažnai reikia aptarnauti kasos aparatą?
Profilaktika: Rekomenduojama bent kartą per metus atlikti profilaktinį aptarnavimą. Kai kurių gamintojų aparatai net turi techninio paso reikalavimą – kas 12 mėn. įrašyti aptarnavimo įmonės žymą apie patikrą. Jei jūsų veikla intensyvi (pvz., didelė parduotuvė, kur kasos aparatas spausdina šimtus kvitų kasdien), galima profilaktiką daryti ir dažniau – kas pusmetį. Tai aptariama sutartyje su aptarnavimo įmone. Fiskalinės atminties keitimas: Daugelio senesnių tipų kasos aparatų fiskalinės atminties modulis turi ribotą kvitų skaičių. Pvz., po tam tikro kiekio atspausdintų kvitų ar ataskaitų, modulį reikia keisti (ir archyvuoti senąjį). Tai gali įvykti kas keletą metų, priklausomai nuo pardavimų apimties. Keitimą atlieka aptarnavimo įmonė dalyvaujant VMI inspektoriui, nes senas modulis saugomas kaip finansinis dokumentas. Dabar diegiant naują i.EKA sistemą, dalis senų aparatų keičiami moderniais su elektroniniu duomenų perdavimu, tad tokio keitimo gali nebereikėti – duomenys persiunčiami į mokesčių inspekcijos serverius. Operatyvus gedimų šalinimas: Jei kasos aparatas sugedo, nedelsiant kreipkitės į savo aptarnavimo įmonę. Dauguma jų užtikrina greitą reakciją – atvyksta tą pačią ar kitą dieną (pagal sutartį gali būti ir per kelias valandas). Versle svarbu negaišti: jei aparatas neveikia ir negalite naudoti atsarginės rankinės kvitų išrašymo tvarkos, tenka stabdyti veiklą. Pagal teisės aktus, sugedus kasos aparatui, galite tęsti darbą rašydami pinigų priėmimo kvitus ranka (išimties tvarka), bet po to per nustatytą laiką gedimą būtina pašalinti ir duomenis suvesti į atnaujintą aparatą. Taigi, aptarnavimo įmonės greitis tiesiogiai veikia jūsų verslo tęstinumą. Neprivalomas, bet naudingas aptarnavimas: Net jei teisės aktai nereikalautų, rūpintis kasos aparatu yra tiesiog logiška. Verslo savininkams patartina sudaryti aptarnavimo sutartį su patikima įmone, o ne laukti kol „kas nors nutiks“. Su sutartimi paprastai gaunate pirmenybinį aptarnavimą, konsultacijas.
Įgalioto serviso pasirinkimas
Kadangi kasos aparatų aptarnavimas – licencijuota veikla, rinkitės tik įgaliotas įmones. Patikrinkite, ar įmonė turi Valstybinės mokesčių inspekcijos išduotą kasos aparatų priežiūros ir remonto sertifikatą. Ši informacija paprastai būna vieša (galima rasti VMI svetainėje ar paklausti pačios įmonės). Tokie paslaugų teikėjai turi reikiamą kompetenciją, gauna iš gamintojų techninę informaciją, dalių. Pasidomėkite, kokias markes aptarnauja konkreti įmonė. Kai kurie aptarnavimo centrai specializuojasi tam tikriems modeliams ar gamintojams. Pavyzdžiui, ne kiekvienas servisas aptarnaus senus modelius ar labai naujus išmaniuosius kasos aparatus. Didžiuosiuose miestuose (Vilnius, Kaunas, Klaipėda) veikia kelios konkurencingos įmonės, regionuose dažnai būna po vieną oficialų atstovą. Jei jūsų verslas veikia keliose miestuose, galite rinktis didesnę įmonę, kuri turi padalinius regionuose – tuomet aptarnavimas bus vienodas visur. Sudarius aptarnavimo sutartį, atkreipkite dėmesį į punktus: reakcijos laiką (per kiek laiko įsipareigoja atvykti gedimo atveju), darbo valandas (ar dirba savaitgaliais, jei jūsų verslas savaitgalį vyksta), pakaitinio aparato suteikimą (kai kurios įmonės kritiniu atveju duoda laikinai kitą aparatą, kol jūsiškis remontuojamas). Taip pat aptarkite aptarnavimo kainodarą: profilaktikos darbai dažnai kainuoja fiksuotą sumą, o gedimų šalinimas – pagal laiką ar nustatytus įkainius.
Patarimai eksploatuojant kasos aparatą
Nors aptarnavimu rūpinasi specialistai, kasdienė tinkama eksploatacija – jūsų darbuotojų rankose. Keletas patarimų, kuriuos verta įdiegti praktikoje:
- Švara: Laikykite kasos aparatą švarų. Nelaikykite šalia jo atidarytų gėrimų, kad netyčia neaplietumėte klaviatūros ar spausdintuvo. Dulkes nuvalykite minkštu teptuku ar šluoste. Ypač stebėkite, kad į plyšius (pvz., tarp klavišų) neprikristų trupinių, ypač jei kasininkai valgo toje zonoje.
- Juostos keitimas: Apmokykite personalą teisingai dėti kasos juostą. Netaisyklingai įdėta gali užstrigti, suplėšyti spausdintuvo mechanizmą. Patarimas – visuomet palikti šiek tiek atsargos popieriaus ties užvyniojimu, nenaudoti iki pat galo (kai baigiasi juosta, mechanizmas intensyviai suka ir gali perkaisti). Kai matosi raudonas juostos kraštas – laikas keisti.
- Elektros priežiūra: Kasos aparatas – elektroninis prietaisas, jautrus įtampos svyravimams. Jei jūsų patalpose pasitaiko elektros tinklo sutrikimų, apsvarstykite UPS (nepertraukiamo maitinimo šaltinio) naudojimą. Tai apsaugos aparatą nuo staigaus išsijungimo per pardavimo operaciją bei nuo galimų gedimų dėl viršįtampių.
- Kasdienės ataskaitos: Kiekvienos dienos pabaigoje spausdinkite Z ataskaitą (dienos uždarymą) ir perklijuokite ją į kasos operacijų žurnalą, jei naudojate popierinį žurnalą (nors su šiuolaikine i.EKA sistema to daryti nebereikės). Laiku darydami ataskaitas išvengsite duomenų sankaupų kasoje ir lengviau pastebėsite, jei kas negerai. Jei kažkurią dieną aparatas meta klaidas, geriau kviesti meistrą nedelsiant, o ne laukti, kol visai sustos.
- Personalo mokymai: Įsitikinkite, kad visi kasininkai žino elementarius dalykus: ką daryti aparatui užstrigus (pvz., nereikia maigyti mygtukų chaotiškai, geriau iš karto kviesti administratorių arba iš naujo paleisti, jei turi instrukciją), kaip atlikti testinį kvitą, kaip elgtis pradingus elektrai (neišmušti pardavimo, kol neatsistatys, rašyti kvitus ranka laikinai). Taip pat aiškiai surašykite instrukciją, kada kviesti aptarnavimo įmonę – pvz., aptikus fiskalinės plombos pažeidimą, netikėtą numeracijos šuolį, spausdinimo defektus, ir t.t. Geriau „išpūsti“ mažą problemą, nei praleisti didelę.